Comment choisir un ERP pour son Entreprise

Le logiciel de planification des ressources de l’entreprise ou ERP, est déployé pour automatiser et informatiser les processus, fonctions, flux & systèmes centraux d’une entreprise en rationalisant tous ces processus dans un seul et même processus complet. Il permet de rendre la diffusion de l’information et la gestion de l’entreprise beaucoup plus pratique, le choix d’un logiciel ERP est donc une décision importante.

L’ERP doit s’adapter aux besoins de l’entreprise (et non l’inverse)

L’objectif principal d’un progiciel de gestion est de faciliter la « rationalisation » des processus métier et des fonctions d’une entreprise afin de gagner du temps.  Ces logiciels de gestion sont généralement hautement personnalisables et peuvent être modifiés en fonction des besoins et des exigences d’une entreprise.  Cependant, ce n’est pas le cas pour tous les logiciels de gestions.

Avant de choisir définitivement le système ERP de votre entreprise, une analyse minutieuse et rationnelle doit être effectuée afin de passer en revue les caractéristiques et les fonctions des outils de gestion (ERP) que vous envisagez de mettre en œuvre. Compromettre ou modifier les méthodes de fonctionnement pour les adapter à une solution ERP inflexible est une erreur.

Assurez-vous donc que ce logiciel peut s’adapter au fonctionnement de votre entreprise.

Compatibilité et intégration avec les logiciels existants

Un système de planification des ressources de l’entreprise automatise les processus de l’entreprise en un seul flux, plus facile à piloter.  Cela signifie que les logiciels et systèmes existants devront soit être remplacés par un composant ou module de l’ERP, soit être intégrés à l’ERP, afin que les données puissent circuler d’un système à l’autre.  Sans intégration, il faudrait utiliser des processus maladroits de ressaisie, ce qui entraînerait une augmentation des coûts de main-d’œuvre, une diminution du nombre de données intégrées et un plus grand nombre d’erreurs dans le système.

Par exemple, si une entreprise utilise déjà un système de gestion de la relation client (CRM) pour gérer ses clients existants et potentiels, ce CRM devra soit être remplacé par un module CRM du nouvel ERP, soit il devra être intégré à l’ERP afin qu’ils communiquent ensemble parfaitement.

Lorsque vous décidez quel ERP prendre pour la gestion de votre entreprise, il est fortement recommandé de vérifier la compatibilité de votre système d’information et des logiciels existants avec cet ERP. Il est essentiel de disposer d’un environnement logiciel techniquement unifié pour que les données puissent être partagées et transmises sans erreurs entre les applications afin de maximiser l’automatisation.

Expertise de l’équipe interne

Lorsque vous choisissez la solution ERP de votre entreprise, vous devez être parfaitement conscient de l’expertise et du potentiel des membres de votre équipe afin de leur faciliter la prise en main. Après tout, un ERP est utilisé par plusieurs membres du personnel, dispersés dans les différents départements de l’entreprise.

Votre équipe doit connaître les ressources disponibles et savoir qui peut s’occuper des aspects techniques du système ERP.   Le fait d’avoir dans votre entreprise quelques membres de l’équipe qui ont une expérience préalable d’un système ERP et qui peuvent s’occuper des aspects techniques de ce système particulier pourrait être une très bonne raison de choisir ce système pour votre entreprise.

Le budget pour un ERP

La mise en œuvre, l’installation et la maintenance d’un système ERP sont des exercices coûteux et qui dépendent des besoins de l’entreprise.

Il vous faut donc calculer votre retour sur investissement (ROI) selon les caractéristiques et fonctions que vous souhaitez intégrer dans votre ERP, car nul besoin de payer plus cher pour un progiciel avec des fonctionnalités dont vous n’en avez pas l’utilité.

Accessibilité sur les appareils mobiles

L’accès aux différents modules et composants de votre ERP via des smartphones et des tablettes est une nécessité.  Lorsque vous choisissez le bon logiciel ERP, assurez-vous qu’il propose une compatibilité ou une version utilisable sur des appareils mobiles.

Une solution évolutive

Afin d’exploiter au maximum le potentiel du système ERP, vous devez vous assurer que le système fonctionne avec la dernière version disponible.  Une version obsolète du système ERP peut devenir la cause d’un dysfonctionnement ou d’une erreur dans les processus, ou laisser la porte ouverte à une attaque de piratage.  Chaque fois qu’une nouvelle version de mise à jour est publiée, la méthode et la procédure de mise à jour du système ERP sont importantes.  Si vous devez payer un consultant lorsque le système a besoin d’être mis à jour, vous devez budgétiser tout cet argent et prendre conscience du retard impactant votre productivité.

Le coût, le temps et les efforts humains peuvent être impliqués dans la mise à jour du système ERP et cela peut être un problème.

Un ERP sur Mesure

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